Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 – najnowsze zmiany w przepisach

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce w 2025 roku przejdzie znaczące zmiany. Nowe regulacje, wynikające z modyfikacji projektu ustawy, wpłyną na to, jak firmy pozyskują pracowników z zagranicy. Sprawdź, co musisz wiedzieć o legalizacji zatrudnienia cudzoziemców i jak przygotować się na te nadchodzące zmiany.

SPIS TREŚCI

• Kogo polskie prawo uznaje za cudzoziemca?
• Kiedy cudzoziemiec może pracować bez zezwolenia?
• Dokumenty legalizujące pracę
• Najważniejsze zmiany w przepisach zatrudniania cudzoziemców w Polsce
  • Elastyczność zatrudnienia cudzoziemców po konsultacjach społecznych
• Nowe procedury legalizacji zatrudnienia cudzoziemców
  • Co pracodawcy muszą zrobić, aby dostosować się do nowych przepisów?
• Kiedy zmiany wejdą w życie?
  • Jak legalnie zatrudnić obcokrajowca w Polsce w 2025 roku?
• Konsekwencje nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców
  • Nowe przepisy zaostrzają sankcje za nielegalne zatrudnienie
• Zatrudnianie cudzoziemców w kontekście polskiej gospodarki

Kogo polskie prawo uznaje za cudzoziemca?

W świetle polskich przepisów, cudzoziemiec to każda osoba, która nie posiada obywatelstwa polskiego. Do tej kategorii zaliczają się zarówno obywatele:

• państw spoza Unii Europejskiej (UE),
• Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i Szwajcarii,
• bezpaństwowcy.

Należy jednak pamiętać o kluczowej różnicy: obywatele UE, EOG i Szwajcarii cieszą się znacznie uproszczonymi procedurami legalizacji pobytu i pracy w Polsce. Wynika to z zasady swobodnego przepływu osób, która jest fundamentem tych wspólnot. Oznacza to, że choć formalnie są cudzoziemcami, ich sytuacja prawna jest znacznie łatwiejsza niż w przypadku osób spoza tych obszarów.

Co istotne, osoby posiadające dokumenty potwierdzające polskie obywatelstwo, takie jak dowód osobisty, nie są w ogóle uznawane za cudzoziemców w rozumieniu tych przepisów. Są pełnoprawnymi obywatelami Polski.

---

Kiedy cudzoziemiec może pracować bez zezwolenia?

Z dniem 1 czerwca 2025 r. weszła w życie Ustawa o cudzoziemcach a szczególnie Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r., poz. 621) określająca warunki powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce. Nowe przepisy porządkują dotychczasowe regulacje, upraszczają procedury oraz wzmacniają nadzór nad legalnością zatrudnienia.

W 2025 roku niektóre grupy cudzoziemców są zwolnione z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę. Należą do nich:

• obywatele UE, EOG i Szwajcarii: po 3 miesiącach pobytu muszą zarejestrować swój pobyt, wskazując cel przyjazdu.
• obywatele Ukrainy objęci specustawą: do 30 września 2025 roku (z możliwością przedłużenia) mogą pracować po zgłoszeniu przez pracodawcę powiadomienia do powiatowego urzędu pracy w ciągu 7 dni od zatrudnienia.
• absolwenci polskich uczelni: absolwenci studiów stacjonarnych, niestacjonarnych oraz doktoranci i doktorzy polskich uczelni mogą pracować bez zezwolenia.
• obywatele Białorusi, Armenii, Gruzji lub Mołdawii: mają prawo pracować na podstawie legalnego pobytu i złożenia przez pracodawcę oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy przed rozpoczęciem zatrudnienia.
• obywatele Wielkiej Brytanii: osoby legalnie przebywające w Polsce przed 1 stycznia 2021 roku.

---

Dokumenty legalizujące pracę

Jakie są podstawy zatrudnienia cudzoziemców? Podstawy zatrudnienia cudzoziemca wymagają uzyskania odpowiednich dokumentów, w zależności od sytuacji.

Główne formy legalizacji pracy to:

• zezwolenie na pracę – wydawane na wniosek pracodawcy (podmiot powierzający pracę) dla określonych stanowisk, w tym na umowach o pracę, zlecenie, a także dla członków zarządów czy prokurentów
• zezwolenie jednolite na pobyt i pracę – łączy legalizację pobytu i pracy, wydawane na maksymalnie 3 lata
• zezwolenie na pracę sezonową – dotyczy branż takich jak rolnictwo czy turystyka, maksymalnie na 9 miesięcy w roku
• blue Card UE – dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE/EOG
• oświadczenie o powierzeniu pracy – uproszczona procedura dla obywateli wybranych państw (np. Białoruś, Gruzja), umożliwiająca pracę do 24 miesięcy
• powiadomienie o powierzeniu pracy – uproszczona procedura dla obywateli Ukrainy.

---

Najważniejsze zmiany w przepisach zatrudniania cudzoziemców w Polsce

Zmiany, które weszły w życie, wpłyną na każdego, kto zamierza zatrudnić cudzoziemca w Polsce. Oto kluczowe aspekty, na które należy zwrócić szczególną uwagę:

• ograniczenia umów cywilnoprawnych: przepisy staną się bardziej restrykcyjne w stosunku do umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie czy o dzieło)
• umowa o pracę z priorytetem: pierwotne plany zakładały niemal wyłączność umowy o pracę dla cudzoziemców. Choć projekt złagodzono, nadal podkreśla się rolę umowy o pracę, jednocześnie dopuszczając inne formy zatrudnienia pod ściśle określonymi warunkami.
• minimalne warunki zatrudnienia: aby uzyskać zezwolenie na pracę, umowa z cudzoziemcem będzie musiała dotyczyć pracy w wymiarze co najmniej ¼ etatu, a oferowane wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalna stawka krajowa.
• większa elastyczność branżowa: nowe regulacje mają zapewnić większą elastyczność zatrudnienia cudzoziemców, co ma ułatwić dostosowanie do specyfiki różnych branż gospodarki.
• uproszczone procedury legalizacji: firmy będą musiały dostosować się do zaktualizowanych zasad legalizacji pracy cudzoziemców, w tym do składania odpowiednich oświadczeń i wniosków o zezwolenia.
• obowiązkowa weryfikacja wynagrodzeń: przedsiębiorcy powinni dokładnie przeanalizować swoje obecne umowy i oferowane wynagrodzenia, aby upewnić się, że spełniają nowe wymogi prawne.
• wyjątki dla specyficznych grup: sportowcy, artyści i trenerzy będą mogli korzystać z wyjątków przewidzianych w dedykowanych rozporządzeniach.

---

Elastyczność zatrudnienia cudzoziemców po konsultacjach społecznych

Po intensywnych konsultacjach i naciskach, zwłaszcza ze strony Ministerstwa Rozwoju i Technologii, projekt ustawy został złagodzony. W jego najnowszej wersji, cudzoziemcy nadal będą mogli uzyskać zezwolenie na pracę, nawet jeśli nie zostaną zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Kluczowym wymogiem pozostaje zawarcie umowy z polskim pracodawcą, która określa wymiar czasu pracy na poziomie co najmniej ¼ etatu oraz gwarantuje wynagrodzenie nie niższe niż minimalna stawka krajowa. To rozwiązanie ma zapewnić większą elastyczność i lepiej uwzględniać specyfikę różnych sektorów gospodarki.

---

Nowe procedury legalizacji zatrudnienia cudzoziemców

Zgodnie z aktualnym projektem ustawy, legalizacja zatrudnienia cudzoziemca w Polsce nadal będzie możliwa na podstawie różnych umów cywilnoprawnych. Wspomniani sportowcy, artyści i trenerzy zostaną objęci szczególnymi wyjątkami, zawartymi w dedykowanym rozporządzeniu.

Dla pozostałych branż, przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje metody zatrudnienia obcokrajowców do wymogów ustawy. Może to oznaczać konieczność zawarcia umowy o pracę, zwłaszcza w przypadku pracowników zatrudnionych na pełen etat, aby zapewnić pełną zgodność z regulacjami dotyczącymi czasu pracy cudzoziemca i minimalnego wynagrodzenia.

Co pracodawcy muszą zrobić, aby dostosować się do nowych przepisów?

Zmiany, które weszły w życie, wymagają od firm proaktywnego podejścia do polityki kadrowej. Oto kluczowe kroki, które warto podjąć już teraz:

• przejrzeć umowy: warto dokładnie przeanalizować wszystkie obecne umowy o pracę i umowy cywilnoprawne zawarte z cudzoziemcami,
• sprawdzić wynagrodzenia: upewnić się, że oferowane wynagrodzenie cudzoziemcom jest co najmniej równe minimalnej krajowej stawce, a umowy odpowiadają określonemu wymiarowi czasu pracy,
• poznać wyjątki: pracodawcy zatrudniający sportowców, trenerów czy artystów powinni dokładnie sprawdzić warunki korzystania z przewidzianych dla nich wyjątków,
• dostosować procedury: firma musi zaktualizować wewnętrzne procedury dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców, w tym procesy wnioskowania o zezwolenia i składania oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

---

Kiedy zmiany wejdą w życie?

Chociaż główny pakiet zmian ma zacząć obowiązywać w 2025 roku, to ostateczne przepisy wprowadzające ewentualny obowiązek zatrudniania cudzoziemców wyłącznie na umowę o pracę (zgodnie z pierwotnym zamysłem) wejdą w życie dopiero 1 stycznia 2026 r. To daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na spokojne dostosowanie swoich praktyk zatrudnienia. Mimo to, warto rozpocząć przygotowania już teraz, aby uniknąć problemów prawnych i zapewnić płynne przejście.

Jak legalnie zatrudnić obcokrajowca w Polsce w 2025 roku?

Zatrudnienie obcokrajowca wymagać będzie spełnienia szeregu wymogów prawnych. Zakład pracy musi upewnić się, że posiada wszelkie dokumenty poświadczające zatrudnienie, a cudzoziemiec – odpowiednie zezwolenia na pobyt czasowy oraz prawo do pracy. W przypadku pracy sezonowej, wymogi mogą się różnić w zależności od okresu i branży.

Pracodawca jest zobowiązany do złożenia odpowiedniego oświadczenia lub wniosku (np. o zezwolenie na pracę). W razie jakichkolwiek wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z powiatowym urzędem pracy lub ekspertem prawnym, aby zadbać o pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami i uniknąć kar za nielegalne zatrudnienie obcokrajowca.

---

Konsekwencje nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców

Kara za nielegalne zatrudnienie obcokrajowca może być bardzo dotkliwa, obejmując wysokie grzywny oraz inne sankcje prawne. Szczególnie poważne konsekwencje czekają pracodawcę, gdy okres wykonywania pracy obcokrajowca nie jest zgodny z prawem lub gdy czas pracy cudzoziemca przekracza dozwolone limity. W tym kontekście, nowoczesne systemy do rejestracji czasu pracy mogą okazać się nieocenione w zapewnieniu zgodności.

W przypadku cudzoziemców, którzy przebywają w Polsce na pobycie czasowym bez odpowiednich dokumentów uprawniających do pracy, konsekwencje mogą dotknąć zarówno pracodawcę, jak i samego obcokrajowca, włącznie z procedurą deportacyjną. Pracodawca musi więc z najwyższą starannością podchodzić do wszelkich formalności związanych z legalnym zatrudnianiem cudzoziemców.

Nowe przepisy zaostrzają sankcje za nielegalne zatrudnienie:

• pracodawcy: grzywna wzrosła z 1 000–30 000 zł do 3 000–50 000 zł za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca. W przypadku umyślnych naruszeń minimalna kara wynosi 6 000 zł.
• cudzoziemcy: minimalna grzywna za nielegalną pracę wynosi 1 000 zł.
• mandaty PIP: inspektorzy mogą nakładać mandaty do 10 000 zł bez kierowania sprawy do sądu.

---

Zatrudnianie cudzoziemców w kontekście polskiej gospodarki

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce to nie tylko kwestia krajowych przepisów, ale także istotny element szerszego, globalnego kontekstu migracyjnego i gospodarczego. Zmiany legislacyjne mają na celu zapewnienie stabilności i transparentności na polskim rynku pracy, szczególnie w odniesieniu do obywateli krajów spoza Unii Europejskiej oraz w kontekście wsparcia dla obywateli Ukrainy.

Nowe przepisy dążą do ograniczenia nadużyć w pracy tymczasowej i zapewnienia lepszej ochrony pracownikom z zagranicy. Skuteczna weryfikacja zatrudnienia cudzoziemców oraz ścisłe przestrzeganie zasad dotyczących pobytu cudzoziemca na terytorium Polski mają kluczowe znaczenie dla zdrowego funkcjonowania gospodarki i uczciwej konkurencji.