Trudny rynek pracy spowodował, że wspomagasz się zatrudnieniem cudzoziemców?

Zatrudnianie pracowników z zagranicy to szansa na rozwój Twojej firmy, ale także szereg wyzwań związanych z przepisami prawa. W One Hr oferujemy kompleksowy audyt legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, który zapewni Ci bezpieczeństwo prawne i pomoże uniknąć kosztownych błędów

Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu formalności prawnych. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy.

Czym jest audyt legalizacji zatrudnienia i kiedy warto go przeprowadzić?

Audyt legalizacji zatrudnienia to kompleksowa analiza wszystkich procesów i dokumentów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Obejmuje weryfikację umów, pozwoleń na pracę, zgłoszeń do ZUS i urzędu skarbowego, a także procedur legalizacyjnych i zgodności z aktualnymi przepisami.

Nasz audyt legalizacji pracy cudzoziemców to szczegółowa weryfikacja dokumentacji Twojej firmy oraz statusu prawnego zatrudnionych obcokrajowców. Sprawdzamy zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zatrudniania cudzoziemców, w tym ważność zezwoleń na pobyt i pracę, oświadczeń o zamiarze powierzenia pracy oraz innych niezbędnych dokumentów. Dzięki temu zyskujesz pewność, że Twoje procesy kadrowe są zgodne z prawem.

Kiedy warto przeprowadzić audyt?

• Przed planowaną kontrolą z PIP, Straży Granicznej lub ZUS.
• Po zmianach w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców.
• W przypadku dużej rotacji pracowników zagranicznych.
• Gdy firma dynamicznie się rozwija i zatrudnia coraz więcej obcokrajowców.
• Regularnie, co 1-2 lata, jako element profilaktyki i dobrej praktyki zarządczej.

Jakie dokumenty są potrzebne do audytu legalizacji zatrudnienia?

Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji to klucz do sprawnego i skutecznego audytu. Najczęściej wymagane są:

• Umowy o pracę lub umowy cywilnoprawne z cudzoziemcami.
• Pozwolenia na pracę (typ A, B, C, D, E) lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
• Dokumenty pobytowe (wiza, karta pobytu, decyzje administracyjne).
• Zgłoszenia do ZUS i urzędu skarbowego.
• Ewidencja czasu pracy i listy obecności.
• Regulaminy pracy i wynagradzania.
• Dokumentacja potwierdzająca zgłoszenie do PPK (jeśli dotyczy).
• Polityki i procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych (RODO).

Najczęstsze braki:
Brak aktualnych pozwoleń, nieprawidłowe zgłoszenia do ZUS, niekompletna ewidencja czasu pracy, niezgodność danych w dokumentach, brak zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Warto przygotować checklistę dokumentów do pobrania dla użytkowników.

Audyt jest szczególnie zalecany firmom, które zatrudniają większą liczbę cudzoziemców lub działają w branżach narażonych na częste kontrole.

Zaczynasz sobie jednak zdawać sprawę z jakimi wyzwaniami musisz się mierzyć:

• • Zmieniającymi się przepisami prawnymi
    Częsta zmiana w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców, wydłuża proces rekrutacji. Zatrudnienie wymaga wpierw legalizacji pobytu i pracy.
    Czas oczekiwania wpływa także na rosnące koszty związane z tymi procedurami.

• • Sprawdzaniem legalności pobytu i pracy cudzoziemców
    Musisz przeprowadzać dokładne weryfikacje legalności pobytu i pracy cudzoziemców, co wymaga czasu i specjalistycznej wiedzy.

• • Procedury wizowe i migracyjne
    Musisz uzyskać wizę i pozwolenia na pracę dla swoich pracowników z krajów spoza UE, co może wymagać znacznych nakładów czasowych i finansowych.

• • Ryzyko utraty pracownika
    Zatrudnianie cudzoziemców może być trudne, ponieważ pracownicy ci często szukają lepszych warunków pracy, mogą zmienić pracodawcę z powodu problemów związanych z legalizacją pobytu.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt legalizacji zatrudnienia w Eurokadra Expert?

• • Bezpieczeństwo prawne
    Minimalizujemy ryzyko konsekwencji prawnych, takich jak kary finansowe czy nawet zamknięcie działalności, wynikające z nieprawidłowości w legalizacji pobytu cudzoziemców i ich zatrudnienia

• • Weryfikacja i porządkowanie dokumentacji
    Dokładnie analizujemy i weryfikujemy całą dokumentację pracowników z zagranicy, identyfikując ewentualne braki lub nieprawidłowości.

• • Ekspercka wiedza i doświadczenie
    Nasz zespół posiada specjalistyczną wiedzę i wieloletnie doświadczenie w zakresie zatrudniania cudzoziemców oraz obowiązujących procedur

• • Minimalizacja ryzyka
    Pomagamy w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i wdrażaniu rozwiązań zapobiegawczych.

• • Optymalizacja kosztów
    Dzięki audytowi możesz uniknąć niepotrzebnych kosztów związanych z błędami w dokumentacji czy nieprawidłowym zatrudnieniem.

• • Profesjonalne doradztwo i wsparcie
    Oferujemy kompleksowe doradztwo w zakresie warunków zatrudnienia cudzoziemców i pomagamy w dostosowaniu procesów do obowiązujących przepisów.

Jak przebiega audyt legalizacji zatrudnienia krok po kroku?

Proces audytu jest przejrzysty i nastawiony na wsparcie firmy na każdym etapie:

1. Przygotowanie i ustalenie zakresu:
   Wspólnie z audytorem określasz cele, zakres i harmonogram audytu. Otrzymujesz listę wymaganych dokumentów.
2. Analiza dokumentacji i procedur:
   Audytor szczegółowo weryfikuje przekazane dokumenty oraz obowiązujące w firmie procedury zatrudniania cudzoziemców.
3. Identyfikacja nieprawidłowości:
   Każdy wykryty błąd lub brak jest opisywany i klasyfikowany pod kątem ryzyka prawnego i finansowego.
4. Raport i rekomendacje:
   Otrzymujesz szczegółowy raport z wykazem błędów oraz praktycznymi wskazówkami, jak je naprawić i jak usprawnić procesy na przyszłość.

Czas trwania audytu zależy od wielkości firmy i liczby zatrudnionych cudzoziemców – zwykle od kilku dni do kilku tygodni.

Jakie są konsekwencje braku audytu lub nieprawidłowości w legalizacji zatrudnienia?

Brak audytu lub błędy w dokumentacji mogą skutkować poważnymi konsekwencjami:

• Kary finansowe – nawet do kilkudziesięciu tysięcy złotych za każdego nielegalnie zatrudnionego pracownika.
• Odpowiedzialność karna – grozi nie tylko firmie, ale i osobom odpowiedzialnym za zatrudnianie.
• Utrata reputacji – negatywne informacje o nieprawidłowościach mogą zaszkodzić wizerunkowi firmy.
• Problemy z legalizacją pobytu pracowników – błędy mogą skutkować cofnięciem zezwoleń lub wydaleniem pracownika z kraju.
• Ryzyko sporów sądowych – zarówno z pracownikami, jak i z organami kontrolnymi.

Audyt działa jak tarcza ochronna – pozwala wykryć i naprawić błędy, zanim zrobi to kontrola zewnętrzna.

Najlepsze praktyki i rekomendacje w zakresie legalizacji zatrudnienia

Aby uniknąć problemów i działać zgodnie z prawem, warto wdrożyć kilka sprawdzonych rozwiązań:

• Regularnie weryfikuj kompletność i aktualność dokumentacji wszystkich cudzoziemców.
• Szkol pracowników działu HR z zakresu legalizacji zatrudnienia i zmian w przepisach.
• Współpracuj z ekspertami lub kancelarią specjalizującą się w legalizacji zatrudnienia.
• Stosuj checklisty i procedury kontrolne przy każdym nowym zatrudnieniu.
• Korzystaj z narzędzi do automatyzacji zgłoszeń i monitorowania terminów ważności dokumentów.
• Przechowuj dokumentację w sposób uporządkowany i zgodny z RODO.

Checklista dobrych praktyk do pobrania może być dodatkowym atutem Twojej strony.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

W czasie procesu dokładnie analizujemy dokumentację pracowników z zagranicy. Badamy jej zgodność nie tylko z obowiązującymi przepisami prawa, ale również ze standardami wyznaczonymi przez urzędy i konsulaty. Audyt legalizacji zatrudnienia obejmuje doradztwo oraz szkolenia w zakresie przygotowywanego procesu zatrudniania cudzoziemców.