Co wchodzi w skład audytu kadrowo-płacowego? I na co możesz liczyć?

• Weryfikacja dokumentacji pracowniczej
• Sprawdzenie ewidencji czasu pracy
• Analiza naliczania wynagrodzeń
• Ocena zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowego
• Kontrola zapisów z dowodami źródłowymi
• Weryfikacja działań użytkowników systemu
• Weryfikacja poprawności dokumentacji kadrowo-płacowej
• Dodatkowe prace audytowe

Jakie korzyści daje audyt kadrowo-płacowy?

Przeprowadzenie audytu to znacznie więcej niż tylko „gaszenie pożarów”. To strategiczne działanie, które przynosi wymierne, długofalowe korzyści. Najważniejsze z nich to:

• Minimalizacja ryzyka kar: wykrycie i naprawienie błędów, zanim zrobi to kontrola z PIP czy ZUS, pozwala uniknąć dotkliwych kar finansowych, które mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.
• Optymalizacja procesów: rekomendacje poaudytowe często wskazują sposoby na usprawnienie obiegu dokumentów, automatyzację zadań i efektywniejsze zarządzanie czasem w dziale HR.
• Bezpieczeństwo prawne i finansowe: zyskujesz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z prawem, co chroni zarząd przed odpowiedzialnością osobistą i buduje stabilne fundamenty finansowe.
• Poprawa bezpieczeństwa danych: audyt weryfikuje zgodność procesów z RODO, co jest kluczowe dla ochrony wrażliwych danych pracowników i uniknięcia wysokich kar za ich naruszenie.
• Wzrost zaufania: zarówno pracownicy, jak i partnerzy biznesowi postrzegają firmę dbającą o zgodność jako wiarygodnego i odpowiedzialnego pracodawcę.

Jak przebiega audyt kadrowo-płacowy krok po kroku?

Obawiasz się, że audyt zdezorganizuje pracę Twojej firmy? Nic bardziej mylnego. Proces jest zaplanowany tak, by był jak najmniej inwazyjny, a komunikacja z audytorem przebiegała sprawnie i transparentnie. Zazwyczaj audyt składa się z czterech głównych etapów:

1. Przygotowanie i ustalenie zakresu: Na tym etapie wspólnie definiujemy cele, zakres i harmonogram audytu. Otrzymasz listę dokumentów, które będą potrzebne do analizy (m.in. akta osobowe, listy płac, regulaminy wewnętrzne, umowy).
2. Analiza dokumentacji i procesów: Audytor dokładnie weryfikuje przekazane dokumenty oraz przygląda się obowiązującym w firmie procedurom kadrowo-płacowym.
3. Identyfikacja nieprawidłowości i ryzyk: Wszelkie zidentyfikowane błędy, luki w dokumentacji czy obszary niezgodne z przepisami są szczegółowo opisywane i klasyfikowane pod kątem potencjalnego ryzyka.
4. Raport końcowy i rekomendacje: Otrzymujesz kompleksowy raport, który nie tylko wskazuje błędy, ale przede wszystkim zawiera praktyczne rekomendacje i plan działań naprawczych, które pomogą Ci skutecznie wyeliminować ryzyka.

Najczęstsze błędy i ryzyka wykrywane podczas audytu

Doświadczenie pokazuje, że pewne nieprawidłowości powtarzają się w wielu firmach, często wynikając z przeoczenia lub błędnej interpretacji przepisów. Do najczęstszych należą:

• Braki w aktach osobowych (np. brakujących badań lekarskich, szkoleń BHP).
• Błędy w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy, zwłaszcza nadgodzin.
• Nieprawidłowe naliczanie wynagrodzeń za urlop lub chorobę.
• Nieterminowe zgłaszanie lub wyrejestrowywanie pracowników z ZUS.
• Brak lub nieaktualne regulaminy pracy i wynagradzania.
• Niezgodność procedur przetwarzania danych pracowników z RODO.

Każdy z tych błędów to potencjalne ryzyko sporu z pracownikiem lub dotkliwej kary finansowej. Audyt pozwala je zidentyfikować i naprawić, zanim przerodzą się w poważny problem.

Audyt kadrowy a audyt płacowy – czym się różnią?

Choć często terminy te używane są zamiennie, warto znać różnice w ich zakresie. Pozwoli to wybrać usługę idealnie dopasowaną do potrzeb Twojej firmy. Najczęściej jednak rekomenduje się przeprowadzenie kompleksowego audytu kadrowo-płacowego dla pełnego obrazu sytuacji.

Audyt Kadrowy (HR):

Główny cel: Weryfikacja zgodności dokumentacji i procesów HR z Kodeksem pracy.
Zakres analizy: Akta osobowe, umowy, regulaminy, ewidencja czasu pracy, RODO.
Typowe błędy: Braki w dokumentacji, błędy w umowach, nieprawidłowa ewidencja urlopów.

Audyt Płacowy:

Główny cel: Weryfikacja poprawności naliczania wynagrodzeń i świadczeń.
Zakres analizy: Listy płac, składki ZUS, podatki, świadczenia, potrącenia.
Typowe błędy: Błędy w kalkulacji wynagrodzeń, składek, świadczeń chorobowych.

Na co możesz liczyć, wybierając profesjonalny audyt kadrowo-płacowy?

1. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawa
   Powierzając audyt specjalistom, masz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawa pracy, podatkowego i RODO.
2. Minimalizacja ryzyka finansowego
   Dzięki identyfikacji potencjalnych błędów i niezgodności, unikasz kar finansowych oraz innych konsekwencji prawnych wynikających z kontroli zewnętrznych instytucji.
3. Poprawa efektywności procesów HR
   Rekomendacje wynikające z audytu pomogą zoptymalizować funkcjonowanie działu kadr i płac, co przełoży się na oszczędność czasu i zasobów.
4. Lepsza organizacja dokumentacji
   Kompleksowa analiza pozwala na uporządkowanie dokumentów, co ułatwia codzienną pracę i przygotowanie do ewentualnych kontroli.
5. Budowanie pozytywnego wizerunku firmy
   Przejrzyste procesy kadrowo-płacowe to nie tylko korzyść wewnętrzna, ale także element budujący zaufanie wśród pracowników i partnerów biznesowych.
6. Wsparcie ekspertów
   Nasz zespół to doświadczeni specjaliści, którzy nie tylko przeprowadzą audyt, ale także pomogą we wdrożeniu proponowanych zmian.

Jak przygotować firmę do audytu kadrowo-płacowego?

Kluczem do sprawnego przebiegu audytu jest dobre przygotowanie. Dzięki niemu proces będzie szybszy i mniej stresujący dla Twojego zespołu. Oto prosta checklista, która w tym pomoże:

• wyznacz osobę do kontaktu: ustal, kto w firmie będzie głównym punktem kontaktowym dla audytora. Usprawni to komunikację i przepływ informacji.
• zgromadź dokumenty: przygotuj wcześniej dokumenty zgodnie z listą otrzymaną od audytora. Uporządkowane dane znacznie przyspieszają analizę.
• poinformuj zespół: wyjaśnij pracownikom działu HR cel audytu – nie jest nim ocena ich pracy, a wsparcie i zabezpieczenie firmy.
  Bądź otwarty na współpracę: Traktuj audytora jak partnera, którego celem jest pomoc Twojej firmie. Szczerość i otwartość na rekomendacje to klucz do sukcesu.

Zabezpiecz swoją firmę już dziś!

Audyt kadrowo-płacowy to najlepszy sposób na weryfikację, czy fundamenty Twojej firmy są solidne i bezpieczne. To inwestycja, która chroni przed karami, optymalizuje koszty i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – na rozwijaniu biznesu. Nie czekaj na kontrolę. Działaj proaktywnie.

Chcesz dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby umówić się na bezpłatną konsultację i poznać szczegóły naszej oferty.

Dlaczego warto zainwestować w audyt kadrowo-płacowy?
Regularne przeprowadzanie audytu to inwestycja w rozwój i bezpieczeństwo Twojej firmy. Dzięki niemu masz pewność, że wszystkie procesy kadrowo-płacowe są zgodne z przepisami, a Twój biznes działa na najwyższym poziomie efektywności.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się, jak możemy pomóc w usprawnieniu zarządzania zasobami ludzkimi w Twojej firmie!

W naszej firmie specjalistyczny zespół ekspertów o wieloletnim doświadczeniu w współpracy z różnymi firmami i spółkami, podejmuje się audytu księgowego. Nasi klienci, którzy zdecydują się nam powierzyć to zadanie, mogą być pewni, że ich projektami zajmują się najlepsi pracownicy, którzy dbają o najwyższą jakość wyników audytu finansowego. Oferujemy również wsparcie w planowaniu zbycia udziałów w spółce, gdzie profesjonalna analiza finansowa może stanowić solidną podstawę do sprzedaży udziałów.

Skontaktuj się z nami już dziś!