Bez kategorii 
16 lipca 2025
Kontrola legalności zatrudnienia przez PIP
Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców to priorytet Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) w 2025 roku. PIP planuje przeprowadzić aż 55 000 kontroli w całej Polsce. Czy pracodawcy zatrudniający cudzoziemców powinni się obawiać? Co dokładnie sprawdza inspekcja pracy i jak się na to przygotować? A co najważniejsze, jak wzrosną kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca? Kto jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia?
SPIS TREŚCI
- Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców
- Co dokładnie sprawdza inspektor pracy podczas kontroli legalności?
- Najczęstsze błędy pracodawców wykrywane przez PIP.
- Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia krok po kroku?
- Jak przygotować się do kontroli PIP? Praktyczny przewodnik.
- Kto może być podmiotem kontrolowanym przez PIP?
- Kontrola PIP bez zapowiedzi i z donosu – czy to możliwe?
- Nowe przepisy i wyższe kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców.
- Podsumowanie
Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców – nielegalne zatrudnienie obcokrajowca
Choć inspekcja pracy przeprowadza kontrole przede wszystkim w celu wykrywania celowych nadużyć, wiele kar wynika z braku znajomości przepisów dotyczących legalności, nieświadomości, czy zaniedbań ze strony pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca. Niestety, niewiedza nie zwalnia z odpowiedzialności, dlatego tak ważne jest, aby zawsze być przygotowanym na ewentualną kontrolę legalności.
Co dokładnie sprawdza inspektor pracy podczas kontroli legalności?
Podczas kontroli legalności zatrudnienia, inspektor pracy przeprowadza kontrolę, sprawdzając wiele kluczowych kwestii dotyczących legalności powierzania pracy:
Legalność pobytu i wykonywania pracy przez cudzoziemca.
Kontrola legalności wykonywania pracy rozpoczyna się od weryfikacji, czy cudzoziemcowi przebywającemu na terytorium Polski przysługuje podstawa pobytu cudzoziemca (np. wiza, ważna karta pobytu), która pozwala mu na legalność pobytu cudzoziemca i umożliwia legalne wykonywanie pracy. Inspektor kontroli legalności sprawdza, czy cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie odpowiednich uprawnień oraz weryfikuje zakres legalności zatrudnienia.
Profesjonalne kadry i płace na wyciągnięcie ręki! Poproś o spersonalizowaną ofertę!
Poprawność i spójność dokumentacji
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) weryfikuje, czy wszystkie dokumenty cudzoziemca są zgodne. Oznacza to, że dokument legalizujący pracę (np. zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi) musi zgadzać się z zawartą umową o pracę lub inną podstawą zatrudnienia cudzoziemca. Sprawdzane są również elementy formalne, takie jak poprawność numerów PESEL, numerów paszportu, daty urodzenia itp.
Warunki zatrudnienia i wynagrodzenie.
Kontrola przestrzegania przepisów obejmie także to, czy przestrzegane są warunki pracy cudzoziemca, określone w dokumencie legalizującym pracę i w umowie. Dotyczy to godzin pracy, wymiaru czasu pracy oraz tego, czy wynagrodzenie jest wypłacane prawidłowo i w terminie. Inspektorzy zwrócą uwagę, czy wysokość wynagrodzenia jest zgodna z polskim prawem i nie jest wynagrodzeniem poniżej minimalnej krajowej. Weryfikuje się również, czy wynagrodzenie konkretnego pracownika odzwierciedla zasady równości wynagrodzeń i czy stosowane jest równe wynagrodzenie, co jest kluczowe w kontekście dyrektywy unijnej i jawności wynagrodzeń.
Skontaktuj się z ekspertem!
Zadbaj o sprawne zarządzanie kadrami oraz płacami w swojej firmie – powierz to ekspertom, którzy odciążą Cię od formalności, zapewniając pełne wsparcie i zgodność z przepisami. Skontaktuj się z nami już dziś i postaw na profesjonalizm, który usprawni Twoje działania biznesowe!
Zapraszamy do kontaktu!
Najczęstsze błędy pracodawców wykrywane przez PIP.
Nawet najlepszym zdarzają się pomyłki, ale w kontekście powierzania pracy cudzoziemcowi mogą być one bardzo kosztowne. Oto najczęstsze błędy związane z legalnością powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom:
Błędy związane z dokumentacją.
- zatrudnienie przed uzyskaniem dokumentów legalizujących pracę: nie można rozpocząć współpracy, zanim wszystkie formalności nie będą załatwione, w tym uzyskanie zezwolenia lub zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (dokumenty dotyczące legalności pracy)
- niepełna weryfikacja dokumentów pobytowych cudzoziemca: sama karta pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy” nie jest wystarczająca – konieczne jest uzyskanie decyzji uprawniającej do otrzymania tej karty. Przekonanie pracodawcy, że wiza lub ruch bezwizowy automatycznie uprawniają do podjęcia pracy, to częsty błąd (dokument uprawniający i cel wykonywania pracy)
- błędy formalne: błędy w numerach PESEL, numerach paszportów, dacie urodzenia itp.
Błędy dotyczące warunków zatrudnienia.
- nieprawidłowa wypłata wynagrodzenia lub jego brak
- niezgodne z prawem zastosowanie umów cywilnoprawnych z
- nieprzestrzeganie przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy cudzoziemców.
Zobacz, gdzie jakie są agencje pracy dla obcokrajowców w Polsce!
Błędy proceduralne i informacyjne.
- brak pisemnej umowy z cudzoziemcem lub jej nieodpowiednia forma.
- niedopełnienie obowiązku informowania pracownika o działaniach związanych z procedurą uzyskania zezwolenia na pracę lub wprowadzenie cudzoziemca w błąd.
- brak zgłoszenia lub nieterminowe zgłoszenie cudzoziemców do ubezpieczeń społecznych
Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia krok po kroku?
Przewodzenie kontroli legalności zatrudnienia i pobytu jest podobne do każdej innej kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy.
- inspektor się przedstawia: Inspektor PIP okazuje upoważnienie do wszczęcia kontroli wraz z legitymacją służbową.
- sprawdzanie dokumentów: Inspektorzy sprawdzają akta osobowe i dokumenty związane z wykonywaniem pracy przez cudzoziemca. Weryfikują umowy, listy płac, listy obecności, dokumenty zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego, uprawnienia do wykonywania pracy, a nawet warunki zatrudnienia.
- oględziny i nagrania: Mogą rejestrować przebieg kontroli za pomocą zdjęć czy nagrań. Mają też prawo swobodnego wstępu na teren zakładu pracy, aby przeprowadzić oględziny miejsca pracy.
- ustalenie tożsamości: Ustalają liczbę, tożsamość i charakter pobytu czasowego osób wykonujących pracę.
Jak przygotować się do kontroli PIP? Praktyczny przewodnik.
Odpowiednie przygotowanie to podstawa, by kontrola legalności wykonywania pracy zakończyła się pomyślnie.
Uporządkuj dokumentację pracowniczą.
To najważniejszy krok. Skompletuj i upewnij się, że masz wszystkie niezbędne dokumenty:
- zezwolenia na pracę.
- zarejestrowane oświadczenia o powierzeniu pracy.
- dokumenty zwalniające z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę (jeśli dotyczą cudzoziemca).
- aktualne umowy o pracę, a także inne podstawy zatrudnienia cudzoziemca.
- ewidencja czasu pracy.
- protokoły BHP, zaświadczenia o szkoleniach.
- dokumenty pobytowe – paszport, karty pobytu.
Sprawdź BHP i zgłoszenia do ZUS.
Upewnij się, że stanowiska pracy są zgodne z przepisami BHP. Przygotuj też dokumenty potwierdzające zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń społecznych.
Kto może być podmiotem kontrolowanym przez PIP?
Kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców podlegają różne podmioty kontrolowane:
- pracodawcy
- przedsiębiorcy niebędący pracodawcami
- inne jednostki organizacyjne, na rzecz których pracownik wykonuje pracę przez osoby fizyczne
- podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej
- osoby fizyczne zatrudniające cudzoziemców
- cudzoziemcy prowadzący własną działalność gospodarczą w Polsce.
Kontrola PIP bez zapowiedzi i z donosu – czy to możliwe?
Tak, PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) ma prawo przeprowadzać kontrolę legalności zatrudnienia bez zapowiedzi. Inspektor pracy może przeprowadzać wykonywanie kontroli w różnych okolicznościach, aby sprawdzić, czy przestrzegane są przepisy dotyczące legalności.
Warto też wiedzieć, że Kontrola PIP z donosu zasadniczo nie różni się od standardowej. Pracodawca nie jest informowany, czy kontrola jest spowodowana donosem ani kto złożył skargę. PIP nie przyjmuje anonimowych zgłoszeń, aczkolwiek inspektorzy PIP są zobowiązani do zachowania poufności o źródle skargi.
Nowe przepisy i wyższe kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców.
W 2025 roku przewidywana jest nowelizacja ustawy o cudzoziemcach, która znacznie zaostrzy kary za nieprawidłowe zatrudnianie cudzoziemców. Oczekuje się, że nowe przepisy wejdą w życie w marcu lub kwietniu 2025 roku.
Kluczowe zmiany to:
- karanie już za jeden przypadek nieprawidłowego zatrudnienia, a nie dopiero przy wykryciu kilku czy kilkunastu takich przypadków, jak to miało miejsce do tej pory.
- znaczny wzrost grzywny za nielegalne zatrudnienie: nielegalne zatrudnienie cudzoziemca może być obarczone karą od 3000 zł do nawet 50 000 zł.
- ustawodawca chce też ustanowić najniższy wymiar grzywny na 1000 zł dla cudzoziemca, który wykonywał pracę nielegalnie.
Celem tych zaostrzeń jest zniechęcenie pracodawców do świadomego omijania przepisów i nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcom. Niekiedy jednak nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca wynika z niedopatrzenia lub braku świadomości i wiedzy na temat przepisów. W takim przypadku kara dla firmy, która nie dopilnowała legalności pracy cudzoziemca, będzie taka sama.
Podsumowanie
Lista rzeczy, które sprawdza PIP, jest naprawdę długa i wymagająca znajomości przepisów ustawy. Do tego zaostrzenie przepisów dotyczących karania za nieprawidłowe zatrudnienie cudzoziemców sprawia, że każdy przedsiębiorca, który zatrudnia obcokrajowców, powinien być należycie przygotowany na ewentualną kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Tym bardziej że według nowych przepisów, organy kontrolne będą mogły robić jednoczesne kontrole, co oznacza, że w tym samym czasie mogą odwiedzić nas inspektorzy PIP oraz funkcjonariusze Straży Granicznej (SG). To zwiększa potrzebę weryfikacji legalności zatrudnienia.
Jeśli zatem chcesz mieć pewność, że z kontroli legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców wyjdziesz bez szwanku, skontaktuj się z nami! Przeprowadzimy audyt legalności zatrudnienia i zapewnimy Ci spokój ducha.
